Idara ya Utawala na Utumishi ni Idara pana inayojumuisha ngazi za Vijiji Kata, tarafa na Halmashauri makao makuu. Hadi sasa halamashauri ya wilaya ya masasi ina jumla ya vijiji 166 na Kata 34 na tarafa 5 ambazo ni Mchauru, Chiungutwa, Chikundi, Lisekese B na Lulindi.
UTUMISHI;
Ofisi ya Utumishi Ina jumla ya Maafisa Utumishi 6 na Mkuu wa Idara 1. Idara hii ina majukumu mbalimbali yaliyogawanywa kwa maafisa utumishi waliopo ili kurahisisha utekelezaji wa majukumu ya Kushughulikia maslahi ya watumishi kama malalamiko, kusimamia mafunzo kwa watumishi, likizo, kusimamia utendaji kazi wa watumishi kwa kusimamia kanuni, sheria, nyaraka na taratibu za utumishi wa umma katika kuhudumia umma, kuhakikisha watumishi wanapata stahiki zao kama mshahara wa kila mwezi, makato, mikopo kwa watumishi pamoja na kusimamia ujazaji wa fomu za OPRAS
MAJUKUMU YAMEGAWANYWA KAMA IFUATAVYO.
1. Kuratibu Mafunzo
Idara inawajibika kuratibu na kuandaa mafunzo ya muda mrefu na muda mfupi kwa watumishi kulingana na mahitaji ya taasisis lakini pia kama haki ya mtumishi kuongeza elimu akiwa mahali pa kazi. Utaratibu wa kwenda kwenye mafunzo hayo huanzia katika Idara husika baada ya mtumishi kufanyiwa tathmini ya utendaji kazi wake pamoja na elimu aliyonayo, Idara huamua kumuweka mtumishi katika bajeti ili aweze kuhudhuria mafunzo au masomo kulingana na mahitaji na mapungufu aliyonayo. Utaratibu huu unatokana na matokeo ya kujaza fomu za Opras ambapo changamoto za utendaji kazi huonekana katika fomu hizo.Hata hivyo Maombi ya kuingia kwenye mpango wa mafunzo yanaanzia Januari hadi Machi ya kila mwaka.
2. Kuratibu Likizo
Idara inaratibu likizo zote za watumishi wa halmashauri.
Watumishi wote wanatakiwa kujua kwamba likizo ni haki yao na ni muhimu kwao.Pia wanapaswa kujua kuwa utaratibu wa kwenda likizo huanzia kwenye Idara husika kwa Wakuu wa Idara kuandaa mzunguko wa likizo (Leave Roster) ya kila mtumishi kulingana na tarehe yake ya ajira . Pia wanapaswa kujua likizo za watumishi zinapitishwa kulingana na Leave Roster iliyowasilishwa. Aidha ijulikane pia kuna likizo ya malipo ambapo mtumishi anastahili nauli kwake na familia yake ikiwemo mke/mume, watoto wasiozidi wanne chini ya umri wa miaka18. Na iombwapo inatakiwa iwe na viambatanisho ambavyo ni cheti cha ndoa na vyeti vya kuzaliwa vya watoto na sio “Affidavit.”
3. Upimaji Utendaji kazi wa wazi (OPRAS)
Idara pia inaratibu zoezi la Upimaji Utendaji kazi wa wazi yaani OPRAS kwa watumishi. Opras ni muhimu kwa watumishi kwenda kozi kwani ni kigezo kimojawapo cha upandaji cheo, na pia inaonyesha mapungufu ya Mtumishi kwa hitaji la kwenda masomoni, inaleta ufananisi katika kutekeleza majukumu, inaleta ushirikiano n.k. Zoezi la Opras hufanyika kila mwanzo wa mwaka wa Serikali yaani July ambapo watumishi wote wanatakiwa kujaza malengo yao ya mwaka katika fomu hizo baada ya kukubaliana na wasimamizi wao wa kazi. Aidha ifikapo Desemba wanatakiwa kufanya mapitio ya nusu mwaka wakieleza utekelezaji wa malengo yao ulipofikia na kama kuna mabadiliko yoyote ya malengo wanaweza kuyarekebisha hapa. Pia ifikapo mwisho wa mwaka yaani Juni kila mtumishi anatakiwa kueleza utekelezaji wa malengo aliyojiwekea mwanzo wa mwaka amefanikisha kwa kiwango gani halafu anatakiwa ajipime pia apimwe na msimamizi wake wa kazi. Kwa mwaka wa fedha 2015/16 watumishi zaidi ya 90% wamefanikisha kujaza fomu za OPRAS na wameanza kuelewa umuhimu wa fomu hizo.
4. Mikopo ya Watumishi (1/3 ya Mshahara)
Watumishi wanatakiwa kujua kwamba unapokopa unatakiwa ubaki na I/3 ya mshahara wako na kwamba mikopo yote inaingizwa kupitia system ya LAWSON ili makato yaweze kukatwa kila mwezi.
5. Kushughulikia malimbikizo ya Watumishi
Watumishi wote wanatakiwa kujua kuhusu utaratibu mpya wa malimbikizo (arrears). Mtumishi yeyote aliepanda cheo na akachelewa kurekebishiwa mshahara akawa na madai ya malimbikizo au ajira mpya aliechelewa kupata mshahara akawa anadai malimbikizo haitaji kujaza fomu za malimbikizo (arrears) kwa sababu kwa sasa malimbikizo (arrears) yanalipwa moja kwa moja. Hivyo anachotakiwa kufanya ni kwenda kwa Afisa Utumishi anaeshughulika na malimbikizo (ARREARS) na kuona kama madai yako yatalipwa moja kwa moja au kuna shida yeyote.
6. KURATIBU VIKAO VYA KISHERIA
Idara inaaratibu vikao vyote vya kisheria kuanzia ngazi ya kijiji (mkutano mkuu wa kijiji), kata na Halmashauri zikiwemo vikao mbalimbali vya kamati za kudumu za halmashauri na vikao vya bodi mbalimbali.
7. KUPANDISHA VYEO WATUMISHI
Idara inawajibika kupandisha vyeo watumishi kwa mujibu wa miundo na sheria Na. 8 ya mwaka 2002 na kanuni ya utumishi wa umma ya mwaka 2003. Mtumishi anaweza kupanda cheo akiwa ni mwadilifu, mchapakazi, awe na utendaji kazi mzuri (utendaji unaoleta matokeo chanya kwa taasisi) pia awe na ametumikia cheo husika kwa muda wa miaka mitatu pamoja kujaza OPRAS.
8. KUSHUGHULI MASUALA YA NIDHAMU KWA WATUMISHI.
Idara inawajibika kusimamia masuala ya nidhamu kwa watumishi kwa kizingatia sheria na kanuni za kudumu za utumishi wa umma ya mwaka 2009 na kanuni zake za mwaka 2003, pamoja na Sheria ya Ajira na Mahusiano Kazini ya mwaka 2004. Kwa sheria hii idara inawaibika kushughulikia masuala ya nidhamu kwa watumishi wote isipokuwa watumishi wa idara ya elimu msingi na sekondari ambao mamlaka yao ya nidhamu ni Tume ya Utumishi ya Walimu (TSD) iliyoanzishwa na sheria Na. 8 ya mwaka 2002.
Mojawapo ya makosa ambayo mtumishi anaweza kuchukuliwa hatua za kinidhamu ni kama utoro kazini, rushwa, kuto tii mamlaka, kumsababishia hasara mwajiri, ulevi, kutoa taarifa za siri za serikali, kwenda kinyume na maadili ya utumishi wa umma pamoja na maadili taaluma, kushindwa kutekeleza majukumu uliyopangiwa
9. KUSHUGHULIKIA MALALAMIKO
Idara inaratibu malalamiko kupitia dawati la malalamiko, ambapo malalamiko yanayopokelewa yanashughulikiwa kwa mujibu wa taratibu na sheria zilizopo na hii imesaidiaa kupunguza malalamiko kwenye taasisi
MALENGO YA IDARA KATIKA UTOAJI WA HUDUMA
Idara hii ina Malengo yafuatayo katika Utoaji huduma
Kuhakikisha Misingi ya Utawala Bora inatekelezwa katika Halmashauri. Misingi hiyo ya Utawala Bora ni kama ifuatavyo. Misingi ya Utawala Bora inatekelezwa . Misingi hiyo ni kama ifuatavyo:-
Utawala wa Kidemokrasia
Utawala wa Sheria
Ushirikishwaji wa Umma
Haki na Usawa kwa Watu wote
Uwajibikaji katika Utendaji
Uwazi katika uendeshaji Shughuli
Uadilifu
Kukidhi matakwa ya Wananchi.
( b) Kuhakikisha Halmashauri inapata Watumishi bora wanaohitajika katika sekta zote za kutoa huduma kwa Wananchi ,kama vile Sekta ya Afya, Sekta ya Elimu na Sekta ya Kilimo.
Watumishi hao wawe na Maadili ya Utendaji yafuatayo:-
Kutoa Huduma Bora
Utii kwa Serikali
Bidii ya Kazi
Kutoa huduma bila Uperndeleo
Kufanya kazi kwa Uadilifu
Kuwajibika kwa Umma
Kuheshimu Sheria
Matumizi sahihi ya Taarifa.
VITENGO VILIVYOPO KATIKA IDARA NA MAJUKUMU YAKE:
Idara hii ina Vitengo viwili. Vitengo hivyo ni
Utawala
Utumishi.
Majukumu ya Vitengo
Majukumu ya kitengo cha Utawala ni kuratibu Shughuli za Utawala Bora kwa Wananchi.
Majukumu ya kitengo cha Utumishi ni kushughulikia Masuala ya Ajira ,Maslahi,Mafunzo
na Nidhamu za Watumishi wa Umma katika Halmashauri.
3 MAJUKUMU YA IDARA
( a) Kuratibu Shughuli za utawala Bora katika Halmashauri .
(b) Kusimamia Ajira za Watumishi katika Halmashauri.
( c ) Kushughulikia Maslahi ya Watumishi ili waweze kutoa huduma bora kwa
Wananchi.
(d ) Kushughulikia Mafunzo kwa Watumishi ili kuwajengea uwezo wa kutoa huduma
bora kwa ufanisi.
(e) Kusimamia na kushughulikia masuala ya nidhamu ya Watumishi.
4: AINA ZA HUDUMA MUHIMU ZINAZOTOLEWA KWA JAMII MARA KWA MARA
( a ) kusimamia ufanyikaji wa vikao vya kisheria vya Halmashauri ya wilaya.
(b) Kusimamia Ufanyikaji wa vikao vya Halmashauri za vijiji na Mikutano mikuu ya Vijiji kwa mujibu wa
Sheria
( C) Kupokea Malalamiko na maoni mbalimbali ya Wananchi na kuyafanyia kazi.
(d) Kusimamia Utekelezaji wa Sheria ndogo katika ngazi ya Halmashauri ,kata na vijiji.
(e) Kuhakikisha Watumishi wanatoa huduma Bora kwa Wananchi.
5; IDADI YA WATUMISHI
Idara ya Utumishi na Utawala ina Watumishi 178 . Kati ya Watumishi hao, watumishi 52 wapo makao makuu na Watumishi 127 ni watendaji kata na Vijiji ambao wapo katika kata 34 za Halmashauri.
Mkuu wa Idara : Festo J. Mwangalika Simu : 0658973113
Maafisa Utumishi : 1. Majid Luwo Simu 0784423096
2 Rehema Yusuph Simu 0788812981
3 Julia Anthony Simu 0752187155
4. Nelson J. Nkamba Simu 0682694651
5. Huhudi O. Nkwama Simu 0715933104
6: MIONGOZO NA SERA MBALIMBALI INAYOTUMIWA NA IDARA NA VITENGO
KATIKA KUTEKELEZA MAJUKUMU YA KILA SIKU.
(i)Sheria ya Seikali za Mitaa(Mamlaka ya Wilaya) Namba 7 ya mWaka 1982.
(ii) Sheria ya Fedha za Serikali za mitaa, Namba 9 ya Mwaka 1982
Sheria ya Utumishi wa Umma, Namba 8 ya Mwaka 2002
Sheria ya Ardhi ya Vijiji Namba 5 ya Mwaka 1999
Sheria ya Mabaraza ya Kata Namba 7 ya Mwaka 1985
Sheria ya Uchaguzi wa Serikali za Mitaa Namba 4 ya Mwaka 1979.
